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Was ändert sich bei elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027?
Die Verpflichtung zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht bereits seit dem 1. Januar 2022. Die rechtliche Grundlage bildet § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Dort ist geregelt, welche Angaben Arbeitgeber dokumentieren und welche begleitenden Unterlagen sie elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen müssen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung von der elektronischen Führung beantragen.
Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit.
Unternehmen, die bisher aufgrund einer bewilligten Befreiung mit Papierunterlagen gearbeitet haben, müssen ihre Prozesse entsprechend umstellen. Bereits digital aufgestellte Unternehmen sollten ebenfalls überprüfen, ob ihre Abläufe die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Denn eine elektronische Gehaltsabrechnung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche vorgeschriebenen Nachweise ordnungsgemäß digital vorliegen.
Müssen ältere Papierunterlagen nachträglich digitalisiert werden?
Eine pauschale rückwirkende Digitalisierung von Unterlagen zu Vorgängen vor dem 1. Januar 2027 ist nach den veröffentlichten Hinweisen der Krankenkassen nicht erforderlich. Für neue Vorgänge ab diesem Zeitpunkt müssen die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen jedoch elektronisch geführt werden. Bereits bestehende Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Unterlagen. Welche Nachweise erforderlich sind, hängt insbesondere von den Beschäftigungsverhältnissen ab.
§ 8 Abs. 2 BVV enthält hierzu einen umfangreichen gesetzlichen Katalog. Für Arbeitgeber sind vor allem folgende Bereiche relevant:
1. Sozialversicherungsrechtliche Nachweise
Dazu gehören Unterlagen, aus denen sich die maßgebenden Angaben zur Versicherungsfreiheit oder zur Befreiung von der Versicherungspflicht ergeben. Solche Nachweise können beispielsweise bei der Beschäftigung von Studierenden, Rentnern oder Minijobbern relevant sein. Bei geringfügig Beschäftigten sind unter anderem bestimmte Erklärungen über weitere Beschäftigungen sowie gegebenenfalls Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht erforderlich.
2. Meldungen und Statusfeststellungen
Zu den elektronischen Entgeltunterlagen gehören die Daten der vom Arbeitgeber erstatteten Sozialversicherungsmeldungen und bestimmte Rückmeldungen der Krankenkassen. Auch Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren können betroffen sein. Dazu zählen beispielsweise gesetzlich vorgesehene Anträge und Bescheide zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung einer Tätigkeit. Das kann insbesondere bei Geschäftsführern, Gesellschaftern und besonderen Beschäftigungskonstellationen von Bedeutung sein.
3. Ausländische Beschäftigte und Entsendungen
Bei Beschäftigten aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind insbesondere die gesetzlich erforderlichen Angaben und Nachweise zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel relevant. Bei Entsendungen und grenzüberschreitenden Beschäftigungen können weitere Dokumentationspflichten bestehen.
4. Nachweise zu Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten
Eine Kopie der Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 Nachweisgesetz gehört ebenfalls zum gesetzlichen Katalog. Außerdem sind Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz elektronisch zu führen, soweit die entsprechenden gesetzlichen Aufzeichnungspflichten bestehen.
5. Weitere gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen
Abhängig vom Einzelfall gehören auch weitere Dokumente zu den elektronischen Entgeltunterlagen, beispielsweise:
- Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder für die Pflegeversicherung
- Bestimmte Unterlagen zu Pflegezeit und Pflegeunterstützungsgeld
- Entscheidungen der Finanzverwaltung zu übernommenen Studiengebühren
- Erklärungen über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen
Bei den Angaben zur Elterneigenschaft und Kinderzahl ist zu berücksichtigen, dass seit dem 1. Juli 2025 ein verpflichtendes digitales Datenaustauschverfahren für die Pflegeversicherung besteht. Gesonderte Nachweise können insbesondere dann relevant werden, wenn die benötigten Informationen darüber nicht vollständig ermittelt werden können.
Wichtig: Diese Übersicht enthält die wesentlichen Dokumentengruppen, ersetzt aber nicht die vollständige Prüfung des gesetzlichen Katalogs.
Die vollständigen Anforderungen finden Sie in § 8 Abs. 2 BVV.
Ist eine digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Nein. Arbeitgeber müssen ab 2027 nicht automatisch ihre gesamte Personalakte digital führen.
Hier ist zwischen zwei Bereichen zu unterscheiden. Eine digitale Personalakte dient der allgemeinen Organisation von Mitarbeiterdokumenten. Darin können beispielsweise Arbeitsverträge, Zeugnisse, Weiterbildungsnachweise und Unterlagen aus Mitarbeitergesprächen gespeichert werden. Elektronische Entgeltunterlagen dienen dagegen insbesondere dazu, die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und Abrechnung eines Beschäftigungsverhältnisses nachvollziehbar zu dokumentieren. Die gesetzliche Verpflichtung bezieht sich auf die vorgeschriebenen Entgeltunterlagen und nicht pauschal auf sämtliche Personaldokumente. Eine zentrale digitale Personalakte kann organisatorische Vorteile bieten. Entscheidend ist jedoch, dass die gesetzlich erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß elektronisch geführt werden.
Reicht es aus, Entgeltunterlagen einzuscannen?
Ein eingescanntes Dokument allein gewährleistet noch nicht, dass sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Nach § 10 BVV müssen die Unterlagen so geführt werden, dass bei einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der Entgeltabrechnung möglich ist.
Für Unternehmen bedeutet das:
- Vollständigkeit: Alle erforderlichen Unterlagen müssen vorhanden sein.
- Eindeutige Zuordnung: Dokumente müssen dem jeweiligen Beschäftigten zugeordnet werden können.
- Verfügbarkeit: Die erforderlichen Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und unverzüglich lesbar sein.
- Nachvollziehbarkeit: Die Grundlagen der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung müssen überprüfbar bleiben.
Die elektronische Ablage sollte deshalb klar strukturiert sein und zuverlässig in die bestehenden Lohnprozesse eingebunden werden.
Dürfen Papieroriginale nach dem Einscannen vernichtet werden?
Nicht ohne Weiteres. Werden dem Arbeitgeber Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV in Papierform übermittelt, müssen diese grundsätzlich elektronisch umgewandelt werden. Nach § 9 Abs. 5 BVV sind die Originaldokumente bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das jeweilige Dokument geltenden weitergehenden gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren. Digitalisieren bedeutet daher nicht automatisch, dass das Original anschließend vernichtet werden darf.
Was gilt, wenn die Steuerkanzlei die Lohnabrechnung übernimmt?
Auch bei einer ausgelagerten Lohnabrechnung muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die erforderlichen Informationen vollständig und rechtzeitig bereitgestellt werden. Die Steuerkanzlei kann nur diejenigen Beschäftigungssachverhalte berücksichtigen, die ihr bekannt sind.
Deshalb sollten Unternehmen gemeinsam mit ihrer Lohnabrechnungsstelle klare Abläufe festlegen:
- Welche Unterlagen werden bei einer Neueinstellung benötigt?
- Wer fordert fehlende Dokumente an?
- Wie werden Änderungen während eines Beschäftigungsverhältnisses gemeldet?
- Wo werden die erforderlichen Unterlagen gespeichert?
- Wie gelangen die Informationen zur Lohnabrechnung?
- Wer überprüft die Vollständigkeit?
Auch die Dokumentation der Abrechnungsverfahren ist wichtig. § 10 Abs. 4 BVV verlangt eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation, aus der insbesondere Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens sowie Änderungen seit der letzten Prüfung hervorgehen. Ein strukturierter Prozess kann somit nicht nur die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen erleichtern, sondern auch Fehler und unnötige Abstimmungen in der laufenden Lohnabrechnung reduzieren.
Checkliste: Was Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2026 tun sollten
Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Unterlagen und Abläufe systematisch zu überprüfen.
1. Beschäftigungsverhältnisse prüfen
Ermitteln Sie, ob besondere Beschäftigungsgruppen wie Minijobber, Werkstudenten, Rentner, Geschäftsführer oder ausländische und entsandte Beschäftigte vorhanden sind.
2. Pflichtunterlagen abgleichen
Prüfen Sie anhand von § 8 Abs. 2 BVV, welche Unterlagen für die jeweiligen Beschäftigten vorgeschrieben sind und ob diese vollständig vorliegen.
3. Elektronische Ablage kontrollieren
Stellen Sie sicher, dass die vorgeschriebenen Dokumente elektronisch vorhanden, eindeutig zugeordnet und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar sind.
4. Zuständigkeiten festlegen
Klären Sie, wer Unterlagen anfordert, digitalisiert, speichert und an die Lohnabrechnung weitergibt. Berücksichtigen Sie dabei auch die Dokumentation der Abrechnungsprozesse.
5. Betriebsprüfung vorbereiten
Prüfen Sie anhand eines Beschäftigten, ob die erforderlichen Unterlagen innerhalb angemessener Zeit bereitgestellt werden können. Lässt sich nachvollziehen, auf welcher Grundlage dieser Mitarbeiter sozialversicherungsrechtlich beurteilt und abgerechnet wurde? Wenn nicht, sollten Sie den entsprechenden Prozess überprüfen.
Häufige Fragen zu elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027
Sind elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 für alle Arbeitgeber verpflichtend?
Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist bereits seit 2022 vorgeschrieben. Die Möglichkeit einer Befreiung auf Antrag endet am 31. Dezember 2026. Ab 2027 entfällt damit die bisherige Ausnahmemöglichkeit.
Welche Unterlagen sind besonders wichtig?
Dazu gehören unter anderem bestimmte Sozialversicherungsnachweise, Erklärungen von Minijobbern, Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren sowie weitere gesetzlich vorgeschriebene Nachweise. Maßgeblich ist der Katalog des § 8 Abs. 2 BVV.
Muss die gesamte Personalakte digitalisiert werden?
Nein. Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen bedeutet keine allgemeine Verpflichtung zur vollständig digitalen Personalakte.
Müssen alle bisherigen Papierunterlagen nachträglich eingescannt werden?
Eine pauschale rückwirkende Digitalisierung von Altunterlagen ist nach den veröffentlichten Hinweisen der Krankenkassen nicht erforderlich. Die Aufbewahrungspflichten für bereits vorhandene Unterlagen bleiben bestehen.
Fazit: Jetzt die Lohnprozesse überprüfen
Zum 1. Januar 2027 endet die bisherige Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Für Geschäftsführer und Unternehmer bedeutet das vor allem eines: Nicht die vollständige Digitalisierung der Personalakte steht im Mittelpunkt, sondern die ordnungsgemäße Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen. Dafür müssen Unterlagen vollständig vorliegen, eindeutig zugeordnet sein und bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar bereitgestellt werden können. Wer seine bestehenden Abläufe noch vor dem Jahreswechsel überprüft, schafft die Grundlage für eine strukturierte, effiziente und gesetzeskonforme Entgeltabrechnung.
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